Tietosuojaseloste

Tietosuojalauseke    17.4.2024

1. Yleistä

Suomen Lentopalloliitto ry on yleishyödyllinen valtakunnallinen lentopalloa edistävä rekisteröity yhdistys. Tarkoitustaan Lentopalloliitto toteuttaa järjestämällä mm. lentopallon kilpailutoimintaa, valmentajien ja ohjaajien koulutustoimintaa, erotuomaritoimintaa, huippu-urheilutoimintaa, seura- ja kehityspalveluita, sekä maajoukkuetoimintaa, tapahtumia, olosuhde- ja vaikuttamistyön palveluita. Jotta voimme palvella lentopalloyhteisöä ja lentopallosta kiinnostuneita tahoja tai toimijoita, se edellyttää, että keräämme, tallennamme ja käsittelemme henkilötietoja. Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa siitä mitä henkilötietoja Lentopalloliitto kerää, millä periaattein sitä käsittelemme, sekä mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia sinulla on tietojasi koskien. Lentopalloliitto käsittelee sinua koskevaa henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen huolellisesti. Teemme päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa, joten pyydämme sinua käymään tällä sivulla aika ajoin. Suuremmista päivityksistä informoimme sekä seuroja että pelaajia. Osallistumalla toimintaamme, käyttämällä palvelujamme, verkkosivustoamme tai ottamalla meihin yhteyttä, hyväksyt että käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Mikäli et hyväksy näitä ehtoja, emme todennäköisesti pysty sinua myöskään palvelemaan, etkä sinä pysty osallistumaan Lentopalloliiton organisoimaan toimintaan.

2. Mihin tarkoitukseen henkilötietojani kerätään, säilytetään ja käsitellään?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallinen käyttötarkoitus on lentopalloiluun liittyvän toiminnan henkilötietojen hallinta, mukaan lukien seuraavat:

• henkilökohtaiset pelipassit, ansiomerkit, vapaakortit, koulutuksiin, tapahtumiin, seminaareihin ja kokouksiin osallistuminen, tapahtumien vapaaehtoisten rekisteröiminen, erotuomaritiedot, erotuomariasettelutiedot, valmentajatiedot, edustusoikeudet, kurinpitopäätökset, ottelutilastot, historiatilastot, vastuulliset tehtävät seurassa, tilastotiedot, maajoukkue-edustukset sekä muut edellä mainittuun verrattavat asiat

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät Lentopalloliiton asiakas- ja pelaajasuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, henkilöiden rekisteröintiin, kilpailu- ja harrastustoiminnan toteuttamiseen, tapahtumien (ml. maajoukkueen tapahtumat ja Power Cup) järjestämiseen, tulospalvelun ylläpitoon ja tilastojen julkaisuun, analysointiin ja tilastointiin, tutkimustarkoituksiin, vakuutustietojen välittämiseen vakuutusyhtiölle, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa sekä kurinpidollisten tehtävien ja päätösten hoitamiseksi. Lisäksi henkilötietoja käsitellään rekisteröidyille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa. Henkilötietoja on mahdollista käyttää lajin sisäisessä markkinoinnissa ja lajinedistämisessä. Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita tai sopimusosapuolia.

3. Tallennettavat tiedot ja käsiteltävät henkilöryhmät

Voimme tallentaa ja käsitellä seuraavia tietoja: etunimi, sukunimi, Sport-id, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, kansallisuus, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköposti, pituus, paino, rekisteröidyn kuva, pelaajan testitulokset (erikseen kysyttäessä) sekä tiedot kilpailu- ja harrastustoimintaan liittyvistä pelipasseista, ansiomerkeistä, vapaakorteista, edustusoikeuksista ja ottelu- sekä pelitilastoista. Henkilöryhmät ovat pelaajat, erotuomarit, toimihenkilöt sekä muut henkilöt. Rekisterin tietoja käytetään lajiliiton omissa palveluissa (tulospalvelu, eLentis -koulutusympäristö, internetsivut, kurinpitopäätökset) julkaistavia tietoja varten. Täällä esitettävät tiedot voivat pitää sisällään mm. seuraavia tietoja: 1. Junioreiden SM-sarjat, aikuisten sarjat, Mestaruusliiga ja maajoukkueet: näissä sarjoissa pelaavien pelaajien osalta julkaistava tieto on nimi,kuva ja seura 2. Muut sarjat: näissä sarjoissa pelaavien pelaajien osalta julkaistava tieto on nimi ja seura 3. Ansiomerkkien haltijat: nimi, ansiomerkin myöntämis- tai luovutuspäivämäärä, hakenut seura 4. Erotuomarit: Nimi, Puhelin numero, Kotipaikka, sähköposti osoite ja ET luokitus 5. PowerCup tapahtuma: Seuran nimi Seuran yhteyshenkilö nimi, sähköposti, puhelinnumero Joukkueenjäsenten: Rooli Nimi Pelaajan syntymäaika Sukupuoli Paidan koko Ruoka-allergiat Kisapassityyppi (perus-, perhe- vai viikonloppupassi) Missä tietoa säilytetään: Torneopal järjestelmässä, Torneopalin palvelimella Kuinka kauan sitä säilytetään: Tiedot säilytetään 24kk ilmoittautumishetkessä. Koskee seuran yhteyshenkilöitä. Lukuun ottamatta pelaajamarkkinatietoa, joka poistetaan 14vrk tapahtuman jälkeen.

4. Mitä henkilötietoja minusta kerätään ja mistä lähteistä?

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja sinulta itseltäsi suomisportin rekisteröitymisen, pelipassin oston sekä tapahtumiin ilmoittautumisten yhteydessä sekä muiden palveluidemme käytön (esim. Torneopal.lentopallo.fi) yhteydessä. Lisäksi tietoja saadaan ottelu- ja pelitapahtumissa syntyvistä tilastointitiedoista. Osa esitettävistä (julkaistavista) tiedoista kerätään henkilöiltä pelipassin ostamisen yhteydessä, ja osan tiedoista henkilöt voivat lisätä itse lentopalloliiton nettisivuilla tai Tornepal.lentopallo.fi-sivuilla. Julkaistavia tietoja voi syntyä myös kurinpito- tai muussa päätöksentekoprosessissa. Keräämme kävijätietojen avulla tietoa verkkosivustomme kävijöistä Google Analytics -palvelun avulla.

5. Millä perusteella henkilötietoja käsitellään?

Huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojesi käsittelemiselle. Ensisijainen käsittelyperuste on sopimus (ml. sen valmistelu ja täytäntöönpano). (GDPR 6 art. 1.b) Sopimusperustetta sovelletaan siltä osin, kuin kerättyä henkilötietoa tarvitaan esim. pelipassin ja siihen liittyvän palvelun toimittamiseksi. Toissijaisesti käsittelyperuste on asialliseen yhteyteen perustuva rekisterinpitäjän oikeutettu etu, jota voidaan soveltaa siltä osin, kun kyseessä on sellainen käsittelytoimi, jota ei voida tehdä sopimussuhteen perusteella. (GDPR 6 art. 1.f) Asialliseen yhteyteen perustuva rekisterinpitäjän oikeutettu etu on mm. sarjatoimintaan liittyvän ottelutilastoinnin ja tulospalvelun toteuttaminen ja julkaisu. Kolmas käsittelyperuste on suostumus. (GDPR 6 art. 1.a)

6. Kuka käsittelee tietojani ja luovutetaanko niitä kolmansille? Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelee henkilöstöömme kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Saatamme myös ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät.Huolehdimme tällöin muun muassa sopimuksin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti.Saatamme myös luovuttaa tietoja muutoin sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi taikka lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Voimme luovuttaa tietoja voimassaolevien lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Voimme tiedottaa lajiin liittyvistä tärkeistä asioista rekistereissä oleville. Tietoja luovutetaan vakuutusyhtiölle, mikäli rekisteröity ostaa vakuutuksellisen pelipassin. Mikäli rekisteröity ottaa vakuutuksen, meillä on oikeus luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle. Voimme käsitellä Lentopalloliiton toimintaan osallistuvan pelaajan, valmentajan tai toimihenkilön henkilötietoja osallistumiseen vaadittavan pelipassin,erotuomaripassin (lisenssi) rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja ne tallennetaan ja niitä käsitellään Suomen Lentopalloliiton ylläpitämissä sähköisissä palveluissa,kuten Suomisportissa.

7. Luovutetaanko tietojani EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. Mahdolliset tietojen luovutukset EU:n ulkopuolelle koskevat ainoastaan tilanteita, joissa Lentopalloliiton toimintaa toteutetaan EU:n ulkopuolella ja/tai arvokisat, maajoukkueen tapahtumat järjestetään EU:n ulkopuolella. Mikäli näin tapahtuu, huolehdimme siitä, että tietojesi käsittely, siirto ja tallennus toteutetaan tietosuoja-asetuksen edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein. Mikäli alaikäisen maajoukkueessa edustavan tietoja luovutetaan EU/ETA alueen ulkopuolelle, siihen kysytään erikseen suostumus vanhemmalta/huoltajalta sähköisellä työkalulla.

8. Kauanko henkilötietojani säilytetään?

Lentopalloliitto ei säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Tämän tietosuojaselosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään aktiivisina niin kauan kun hyödynnämme tietoja kohdissa 4 ja 5 kuvattuihin tarkoituksiin. Rekistereihin tallennettuja tietoja voidaan säilyttää tilastointi- ja tutkimustarkoituksessa ilman yksilöiviä henkilötietoja. Pelaaminen ja erotuomarit: Tietoja säilytetään Suomisport.fi tietokannassa viisi vuotta (5v.) ensimmäisestä reksiteröinnistä. Tämän jälkeen henkilötiedoista poistetaan tunnistettavuus siten, että yhdistäminen rekisteröityyn ei enään ole mahdollista (anonymisointi, EU tietosuojan mukaisesti).

9. Miten tietojani säilytetään ja suojataan?

Tietojasi säilytetään palveluntarjoajiemme palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti.

Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot pidetään luottamuksellisina eikä niitä luovuteta muille
kuin niitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella
alihankkijoillemme. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

Lentopalloliiton henkilöstö on allekirjoittanut salassapitosopimuksen, sekä sitoutuu käsittelemään henkilötietoja tietoturvallisesti lakien ja tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

10. Käytetäänkö verkkosivulla evästeitä ja mitä ne ovat?

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja,jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme.Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Käyttäessäsi verkkosivujamme, sinun on mahdollista jakaa tietoa sosiaalisessa mediassa, kuten Facebookissa, Instagramissa ja Twitterissä, sosiaalisen media liitännäisten avulla. Mikäli jaat tietoa sosiaalisen median liitäännäisten avulla, selaimesi välittää seuraavat tiedot:

• vierailusi päivämäärän ja kellonajan
• Internet-/URL-osoitteen, jossa parhaillaan olet
• IP-osoitteesi
• tiedon käyttämästäsi selaimesta
• tiedon käyttöjärjestelmästäsi
• käyttäjänimesi, mikäli olet rekisteröitynyt käyttäjä kyseisessä sosiaalisen median
  kanavassa, sekä tarvittaessa etu- ja sukunimesi, ja
• tiedon siitä sisällöstä, jonka haluat jakaa sosiaalisen median liitännäisen avulla.

Tällaisten tietojen osalta noudatamme kyseessä olevan sosiaalisen median toimijan ehtoja. Kehotamme sinua ottamaan selvää millaista tietoa ja mihin tarkoitukseen tietoa kerätään liitännäisten avulla. Voit estää sosiaalisen median liitännäiset selaimesi asetuksista.

11. Automaattinen päätöksenteko. Mitä automaattinen päätöksenteko tarkoittaa?

Päätöksenteko on automaattista, kun on kyse pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn perustuvasta päätöksenteosta ja tehtävillä päätöksillä on oikeusvaikutuksia tai tällaiset päätökset muuten vaikuttavat rekisteröityyn merkittävästi. Voimme kohdistaa sinuun automaattista päätöksentekoa esimerkiksi erotuomaripalkkioiden maksamisen yhteydessä. Automaattinen päätöksenteko perustuu sinulta itseltäsi saatuun tietoon.

12. Millaisia oikeuksia rekisteröidyllä on?

• Suostumuksen peruuttaminen Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tietosuojavastaava@lentopalloliitto.fi .
• Pääsy tietoihin Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.
• Oikeus saada virheet korjatuksi Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.
• Oikeus kieltää suoramarkkinointi Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten omassa profiilissasi Suomisportissa.
• Oikeus vastustaa käsittelyä Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.
• Oikeus saada tiedot siirretyksi Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

13. Miten voin toteuttaa oikeuteni?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tietosuojavastaava@lentopalloliitto.fi . Pyydämme sinua samalla mainitsemaan nimesi, osoitteesi ja puhelinnumerosi sekä liittämään viestiisi passi-, ajokortti- tai muun henkilötodistuskopion, jotta voimme varmistaa henkilöllisyytesi. Meillä on tässä tilanteessa oikeus laskuttaa sinulta toimistomaksu. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

14. Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

­­­Evästeet